Трелло в качестве личного инструмента


Несколько лет я использовал Things для личных дел. Иногда пробовал альтернативы вроде Todoist, Wunderlist или даже OmniFocus, но в итоге всегда возвращался к Things. Канонический GTD никогда не практиковал, моя система всегда была «по мотивам» GTD. И только недавно осознал главную проблему со всеми перепробованными приложениями и перешел на Трелло.

Главная проблема для меня лично — недостаточная визуализация прогресса. В туду-листах выполненная задача исчезает или как-нибудь прячется. Получается, я всегда смотрю только на то, что мне нужно делать. Сколько бы я ни старался, как бы не работал — в списке будут задачи, которые я еще не выполнил. Мне хочется видеть прогресс, последовательное движение и выполненные задачи.

Трелло принято использовать в командах для ведения проектов. Мы в Хекслете используем его для разработки. Поэтому было немного непривычно использовать его и для личных целей. Зато появилась интеграция с рабочим Трелло. Можно, например, переносить задачи из личного списка в командный, или ссылаться из личной задачи на командную.

В Трелло очень простая структура: есть доски (борды), в них списки, в списках карточки. У карточки есть заголовок, и к карточке можно прикрепить всякие штуки: картинки, комментарии, файлы, списки, дедлайн, метки, членов команды, стикеры. То есть это не задачи, не туду, не тикеты. Просто доски и списки с карточками. Как их использовать — ваше дело.

Первая доска у меня — Backlog. По аналогии с процессом разработки софта, в бэклог складываются все задачи и идеи. Это то, что в GTD принято называть инбоксом. Бэклог разбит на шесть колонок. В Inbox попадает все подряд. Оттуда разносится по соответствующим колонкам: жизнь, Hexlet, Hexlet-Source (это наш с Кириллом аутсорс), Personal accounting (личные финансы) и Hexlet / someday (задачи и идеи из разряда «когда-нибудь может быть»).

trello personal backlog

В начале каждой недели я выбираю задачи из бэклога и переношу их в доску под названием Sprint. Спринт это одна неделя работы. Это и есть главная доска, решающая проблему визуализации. Все задачи попадают в колонку Ready — они готовы к обработке. Каждое утро я выбираю из нее несколько задач и помещаю в Today. Этим буду заниматься сегодня. Удобно отчитываться перед командой в дэйли-митинге, просто перечисляешь карточки из этой колонки. Начинаю работать, беру карточку и переношу в “Wait / In Progress”. Иногда задачу невозможно завершить, потому что ждешь чего-то или кого-то. Поэтому Wait. А число 3 напоминает, что в этой колонке не должно быть больше трех карточек. Если взялся за три задачи и не завершил ни одну, то нельзя брать четвертую, нужно освободить место.

trello personal sprint

Ну, а потом задача уходит в Done. В течение недели я наблюдаю, как большой список слева последовательно перетекает вправо, и если в понедельник у меня «ух, сколько всего надо сделать!», то в воскресенье у меня «ух, сколько всего я сделал!». И это чудесное чувство.

Потом происходит буддистский ритуал архивации всех карточек из Done.

Гибкость Трелло позволяет использовать его и для других целей. Например, у меня есть доска для ведения блога. Там собираются потенциальные темы, и некоторые из них двигаются по пути от идеи до публикации:

trello personal blog

Еще есть задача для книг. В колонке “Potential reads and themes” собираются потенциально интересные книги или темы (значит еще неизвестно какие книги, но известна тематика) или просто ссылки на какие-нибудь обзоры или блоги, откуда можно набрать новых книг. Из этой колонки выбираются книги в “Up Next”. Теперь нужно найти эти книги где-нибудь. Книги, которые я читаю прямо сейчас разделены на две категории — художественные и не художественные. После прочтения книга может попасть в колонку “Review”. Там в карточке с книгой собираются цитаты или просто мысли, потом эта карточка, возможно, перейдет в доску блога в виде задачи «написать обзор книги». В итоге книга попадает в колонку “Done”, откуда время от времени все книги уходят в архив.

trello personal reading tracking

Пользуюсь этой системой пару месяцев, пока все хорошо и жизнь не пошла под откос.